需求文件描述各种单一需求将如何满足与项目相关的业务需求。一开始可能只有高层级的需求，然后随着有关需求信息的增加而逐步细化。只有明确的（可测量和可测试的）、可跟踪的、完整的、相互协调的，且主要相关方愿意认可的需求，才能作为基准。需求文件的格式多种多样，既可以是一份按相关方和优先级分类列出全部需求的简单文件，也可以是一份包括内容提要、细节描述和附件等的详细文件。
许多组织把需求分为不同的种类，如业务解决方案和技术解决方案。前者是相关方的需要，后者是指如何实现这些需要。把需求分成不同的类别，有利于对需求进行进一步完善和细化。需求的类别包括：
- 业务需求。整个组织的高层级需要，例如，解决业务问题或抓住业务机会，以及实施项目的原因。
- 相关方需求。相关方或相关方群体的需要。
- 解决方案需求。为满足业务需求和相关方需求，产品、服务或成果必须具备的特性、功能和特征。解决方案需求又进一步分为功能需求和非功能需求：
- 功能需求。功能需求描述产品应具备的功能，例如，产品应该执行的行动、流程、数据和交互。
- 非功能需求。非功能需求是对功能需求的补充，是产品正常运行所需的环境条件或质量要求，例如，可靠性、保密性、性能、安全性、服务水平、可支持性、保留或清除等。
- 过渡和就绪需求。这些需求描述了从“当前状态”过渡到“将来状态”所需的临时能力，如数据转换和培训需求。
- 项目需求。项目需要满足的行动、过程或其他条件，例如里程碑日期、合同责任、制约因素等。
- 质量需求。用于确认项目可交付成果的成功完成或其他项目需求的实现的任何条件或标准，例如测试、认证、确认等。
可在本过程更新的项目文件包括（但不限于）：
- 活动清单。见 6.2.3.1 节。为完成项目工作，可以通过增加或修改活动来更新活动清单。
- 假设日志。见 4.1.3.2 节。可以增加新的假设条件和制约因素，也可以更新或关闭已有的假设条件和制约因素。
- 经验教训登记册。见 4.4.3.1 节。任何有助于提高当前或未来项目绩效的经验教训都应得到及时记录。
- 需求文件。见 5.2.3.1 节。在本过程中可以识别新的需求，也可以适时更新需求的实现情况。
- 风险登记册。见 11.2.3.1 节。在本过程中可以识别新的风险，也可以更新现有风险。风险登记册用于在风险管理过程中记录风险。
- 相关方登记册。见 13.1.3.1 节。如果在本过程中收集到了现有或新相关方的更多信息，则记录到相关方登记册中。
可用于本过程输入的项目文件包括（但不限于）：
- 假设日志。见 4.1.3.2 节。假设日志记录了与技术规范、估算、进度和风险等有关的全部假设条件和制约因素。
- 估算依据。见 6.4.3.2 节和 7.2.3.2 节。估算依据用于根据实际结果来评估持续时间、成本和资源估算，以及成本控制。
- 变更日志。见 4.6.3.3 节。变更日志包含了整个项目或阶段期间的所有变更请求的状态。
- 问题日志。见 4.3.3.3 节。问题日志用于确认没有未决问题。
- 经验教训登记册。见 4.3.3.1 节。在归入经验教训知识库之前，完成对阶段或项目经验教训的总结。
- 里程碑清单。见 6.2.3.3 节。里程碑清单列出了完成项目里程碑的最终日期。
- 项目沟通记录。见 10.2.3.1 节。项目沟通记录包含整个项目期间所有的沟通。
- 质量控制测量结果。见 8.3.3.1 节。质量控制测量结果记录了控制质量活动的结果，证明符合质量要求。
- 质量报告。见 8.2.3.1 节。质量报告的内容可包括由团队管理或需上报的全部质量保证事项、改进建议，以及在控制质量过程中发现的情况的概述。
- 需求文件。见 5.2.3.1 节。需求文件用于证明符合项目范围。
- 风险登记册。见 11.2.3.1 节。风险登记册提供了有关项目期间发生的风险的信息。
- 风险报告。见 11.2.3.2 节。风险报告提供了有关风险状态的信息，用于确认项目结束时没有未关闭的风险。
见 4.1.2.1 节。应该就以下主题，考虑具备相关专业知识或接受过相关培训的个人或小组的意见：
- 商业分析；
- 需求获取；
- 需求分析；
- 需求文件；
- 以往类似项目的项目需求；
- 图解技术；
- 引导；
- 冲突管理。
需求文件描述各种单一需求将如何满足与项目相关的业务需求。一开始可能只有高层级的需求，然后随着有关需求信息的增加而逐步细化。只有明确的（可测量和可测试的）、可跟踪的、完整的、相互协调的，且主要相关方愿意认可的需求，才能作为基准。需求文件的格式多种多样，既可以是一份按相关方和优先级分类列出全部需求的简单文件，也可以是一份包括内容提要、细节描述和附件等的详细文件。
需求跟踪矩阵是把产品需求从其来源连接到能满足需求的可交付成果的一种表格。使用需求跟踪矩阵，把每个需求与业务目标或项目目标联系起来，有助于确保每个需求都具有商业价值。需求跟踪矩阵提供了在整个项目生命周期中跟踪需求的一种方法，有助于确保需求文件中被批准的每项需求在项目结束的时候都能交付。最后，需求跟踪矩阵还为管理产品范围变更提供了框架。
由于在收集需求过程中识别出的所有需求未必都包含在项目中，所以定义范围过程就要从需求文件（收集需求过程的输出）中选取最终的项目需求，然后制定出关于项目及其产品、服务或成果的详细描述。准备好详细的项目范围说明书，对项目成功至关重要。
可作为本过程输入的项目文件包括（但不限于）：
- 假设日志。见 4.1.3.2 节。假设日志识别了有关产品、项目、环境、相关方以及会影响项目和产品范围的假设条件和制约因素。
- 需求文件。见 5.2.3.1 节。需求文件识别了应纳入范围的需求。
- 风险登记册。见 11.2.3.1 节。风险登记册包含了可能影响项目范围的应对策略，例如缩小或改变项目和产品范围，以规避或缓解风险。
项目范围说明书是对项目范围、主要可交付成果、假设条件和制约因素的描述。它记录了整个范围，包括项目和产品范围；详细描述了项目的可交付成果；还代表项目相关方之间就项目范围所达成的共识。为便于管理相关方的期望，项目范围说明书可明确指出哪些工作不属于本项目范围。
项目范围说明书使项目团队能进行更详细的规划，在执行过程中指导项目团队的工作，并为评价变更请求或额外工作是否超过项目边界提供基准。
项目范围说明书描述要做和不要做的工作的详细程度，决定着项目管理团队控制整个项目范围的有效程度。详细的项目范围说明书包括以下内容（可能直接列出或参引其他文件）：
- 产品范围描述。逐步细化在项目章程和需求文件中所述的产品、服务或成果的特征。
- 可交付成果。为完成某一过程、阶段或项目而必须产出的任何独特并可核实的产品、成果或服务能力，可交付成果也包括各种辅助成果，如项目管理报告和文件。对可交付成果的描述可略可详。
- 验收标准。可交付成果通过验收前必须满足的一系列条件。
- 项目的除外责任。识别排除在项目之外的内容。明确说明哪些内容不属于项目范围，有助于管理相关方的期望及减少范围蔓延。
虽然项目章程和项目范围说明书的内容存在一定程度的重叠，但它们的详细程度完全不同。项目章程包含高层级的信息，而项目范围说明书则是对范围组成部分的详细描述，这些组成部分需要在项目过程中渐进明细。表 5-1 显示了这两个文件的一些关键内容。
表 5-1项目章程与项目范围说明书的内容
可在本过程更新的项目文件包括（但不限于）：
- 假设日志。见 4.1.3.2 节。随同本过程识别出更多的假设条件或制约因素而更新假设日志。
- 需求文件。见 5.2.3.1 节。可以通过增加或修改需求而更新需求文件。
- 需求跟踪矩阵。见 5.2.3.2 节。应该随同需求文件的更新而更新需求跟踪矩阵。
- 相关方登记册。见 13.1.3.1 节。如果在本过程中收集到了现有或新相关方的更多信息，则记录到相关方登记册中。
可作为本过程输入的项目文件包括（但不限于）：
- 项目范围说明书。见 5.3.3.1 节。项目范围说明书描述了需要实施的工作及不包含在项目中的工作。
- 需求文件。见 5.2.3.1 节。需求文件详细描述了各种单一需求如何满足项目的业务需要。
可在本过程更新的项目文件包括（但不限于）：
- 假设日志。见 4.1.3.2 节。随同本过程识别出更多的假设条件或制约因素而更新假设日志。
- 需求文件。见 5.2.3.1 节。可以更新需求文件，以反映在本过程提出并已被批准的变更。
由客户或发起人审查从控制质量过程输出的核实的可交付成果，确认这些可交付成果已经圆满完成并通过正式验收。本过程对可交付成果的确认和最终验收，需要依据：从项目范围管理知识领域的各规划过程获得的输出（如需求文件或范围基准），以及从其他知识领域的各执行过程获得的工作绩效数据。
可作为本过程输入的项目文件包括（但不限于）：
- 经验教训登记册。见 4.4.3.1 节。在项目早期获得的经验教训可以运用到后期阶段，以提高验收可交付成果的效率与效果。
- 质量报告。见 8.2.3.1 节。质量报告的内容可包括由团队管理或需上报的全部质量保证事项、改进建议，以及在控制质量过程中发现的情况的概述。在验收产品之前，需要查看所有这些内容。
- 需求文件。见 5.2.3.1 节。将需求与实际结果比较，以决定是否有必要进行变更、采取纠正措施或预防措施。
- 需求跟踪矩阵。见 5.2.3.2 节。需求跟踪矩阵含有与需求相关的信息，包括如何确认需求。
可在本过程更新的项目文件包括（但不限于）：
- 经验教训登记册。见 4.4.3.1 节。更新经验教训登记册，以记录所遇到的挑战、本应如何避免该挑战，以及良好的可交付成果验收方法。
- 需求文件。见 5.2.3.1 节。记录实际的验收结果，更新需求文件。需要特别注意实际结果比原定需求更好的情况，或者原定需求已经被放弃的情况。
- 需求跟踪矩阵。见 5.2.3.2 节。根据验收结果更新需求跟踪矩阵，包括所采用的验收方法及其使用结果。
可作为本过程输入的项目文件包括（但不限于）：
- 经验教训登记册。见 4.4.3.1 节。在项目早期获得的经验教训可以运用到后期阶段，以改进范围控制。
- 需求文件。见 5.2.3.1 节。需求文件用于发现任何对商定的项目或产品范围的偏离。
- 需求跟踪矩阵。见 5.2.3.2 节。需求跟踪矩阵有助于探查任何变更或对范围基准的任何偏离对项目目标的影响，它还可以提供受控需求的状态。
可在本过程更新的项目文件包括（但不限于）：
- 经验教训登记册。见 4.4.3.1 节。更新经验教训登记册，以记录控制范围的有效技术，以及造成偏差的原因和选择的纠正措施。
- 需求文件。见 5.2.3.1 节。可以通过增加或修改需求而更新需求文件。
- 需求跟踪矩阵。见 5.2.3.2 节。应该随同需求文件的更新而更新需求跟踪矩阵。
如果有管理储备，则总资金需求等于成本基准加管理储备。在资金需求文件中，也可说明资金来源。
可作为本过程输入的项目文件包括（但不限于）：
- 假设日志。见 4.1.3.2 节。假设日志记录与质量要求和标准合规性有关的所有假设条件和制约因素。
- 需求文件。见 5.2.3.1 节。需求文件记录项目和产品为满足相关方的期望应达到的要求，它包括（但不限于）针对项目和产品的质量要求。这些需求有助于项目团队规划将如何实施项目质量控制。
- 需求跟踪矩阵。见 5.2.3.2 节。需求跟踪矩阵将产品需求连接到可交付成果，有助于确保需求文件中的各项需求都得到测试。矩阵提供了核实需求时所需测试的概述。
- 风险登记册。见 11.2.3.1 节。风险登记册包含可能影响质量要求的各种威胁和机会的信息。
- 相关方登记册。见 13.1.3.1 节。相关方登记册有助于识别对质量有特别兴趣或影响的相关方，尤其注重客户和项目发起人的需求和期望。
可作为本过程输入的项目文件包括（但不限于）：
- 项目进度计划。见 6.5.3.2 节。项目进度计划提供了所需资源的时间轴。
- 需求文件。见 5.2.3.1 节。需求文件指出了项目所需的资源的类型和数量，并可能影响管理资源的方式。
- 风险登记册。见 11.2.3.1 节。风险登记册包含可能影响资源规划的各种威胁和机会的信息。
- 相关方登记册。见 13.1.3.1 节。相关方登记册有助于识别对项目所需资源有特别兴趣或影响的那些相关方，以及会影响资源使用偏好的相关方。
可作为本过程输入的项目文件包括（但不限于）：
- 需求文件。见 5.2.3.1 节。需求文件可能包含项目相关方对沟通的需求。
- 相关方登记册。见 13.1.3.1 节。相关方登记册用于规划与相关方的沟通活动。
此外，应该根据对当前风险敞口的理解的加深，定期更新需求文件，并随项目进展重新排列工作优先级。
可作为本过程输入的项目文件包括（但不限于）：
- 假设日志。见 4.1.3.2 节。假设日志所记录的假设条件和制约因素可能引发单个项目风险，还可能影响整体项目风险的级别。
- 成本估算。见 7.2.3.1 节。成本估算是对项目成本的定量评估，理想情况下用区间表示，区间的大小预示着风险程度。对成本估算文件进行结构化审查，可能显示当前估算不足，从而引发项目风险。
- 持续时间估算。见 6.4.3.1 节。持续时间估算是对项目持续时间的定量评估，理想情况下用区间表示，区间的大小预示着风险程度。对持续时间估算文件进行结构化审查，可能显示当前估算不足，从而引发项目风险。
- 问题日志。见 4.3.3.3 节。问题日志所记录的问题可能引发单个项目风险，还可能影响整体项目风险的级别。
- 经验教训登记册。见 4.4.3.1 节。可以查看与项目早期所识别的风险相关的经验教训，以确定类似风险是否可能在项目的剩余时间再次出现。
- 需求文件。见 5.2.3.1 节。需求文件列明了项目需求，使团队能够确定哪些需求存在风险。
- 资源需求。见 9.2.3.1 节。资源需求是对项目所需资源的定量评估，理想情况下用区间表示，区间的大小预示着风险程度。对资源需求文件进行结构化审查，可能显示当前估算不足，从而引发项目风险。
- 相关方登记册。见 13.1.3.1 节。相关方登记册规定了哪些个人或小组可能参与项目的风险识别工作，还会详细说明哪些个人适合扮演风险责任人角色。
可作为本过程输入的项目文件包括（但不限于）：
- 里程碑清单。见 6.2.3.3 节。重要里程碑清单说明卖方需要在何时交付成果。
- 项目团队派工单。见 9.3.3.2 节。项目团队派工单包含关于项目团队技能和能力的信息，以及他们可用于支持采购活动的时间。如果项目团队不具备开展采购活动的能力，则需要外聘人员或对现有人员进行培训，或者二者同时进行。
- 需求文件。见 5.2.3.1 节。需求文件可能包括：
- 卖方需要满足的技术要求；
- 具有合同和法律意义的需求，如健康、安全、安保、绩效、环境、保险、知识产权、同等就业机会、执照、许可证，以及其他非技术要求。
- 需求跟踪矩阵。见 5.2.3.2 节。需求跟踪矩阵将产品需求从其来源连接到能满足需求的可交付成果。
- 资源需求。见 9.2.3.1 节。资源需求包含关于某些特定需求的信息，例如，可能需要采购的团队及实物资源。
- 风险登记册。见 11.2.3.1 节。风险登记册列明风险清单，以及风险分析和风险应对规划的结果。有些风险应通过采购协议转移给第三方。
- 相关方登记册。见 13.1.3.1 节。相关方登记册提供有关项目参与者及其项目利益的详细信息，包括监管机构、合同签署人员和法务人员。
可在本过程更新的项目文件包括（但不限于）：
- 经验教训登记册。见 4.4.3.1 节。更新经验教训登记册，记录任何与法规和合规性、数据收集、数据分析和供方选择分析相关的经验教训。
- 里程碑清单。见 6.2.3.3 节。重要里程碑清单说明卖方需要在何时交付成果。
- 需求文件。见 5.2.3.1 节。需求文件可能包括：
- 卖方需要满足的技术要求；
- 具有合同和法律意义的需求，如健康、安全、安保、绩效、环境、保险、知识产权、同等就业机会、执照、许可证，以及其他非技术要求。
- 需求跟踪矩阵。见 5.2.3.2 节。需求跟踪矩阵将产品需求从其来源连接到能满足需求的可交付成果。
- 风险登记册。见 11.2.3.1 节。取决于卖方的组织、合同的持续时间、外部环境、项目交付方法、所选合同类型，以及最终商定的价格，任何被选中的卖方都会带来特殊的风险。
- 相关方登记册。见 13.1.3.1 节。更新相关方登记册，记录任何关于相关方的补充信息，尤其是监管机构、合同签署人员，以及法务人员的信息。
可作为本过程输入的项目文件包括（但不限于）：
- 经验教训登记册。见 4.4.3.1 节。在项目早期获取的与实施采购有关的经验教训，可用于项目后期阶段，以提高本过程的效率。
- 项目进度计划。见 6.5.3.2 节。项目进度计划确定项目活动的开始和结束日期，包括采购活动。
它还会规定承包商最终的交付日期。
- 需求文件。见 5.2.3.1 节。需求文件可能包括：
- 卖方需要满足的技术要求；
- 具有合同和法律意义的需求，如健康、安全、安保、绩效、环境、保险、知识产权、同等就业机会、执照、许可证，以及其他非技术要求。
- 风险登记册。见 11.2.3.1 节。取决于卖方的组织、合同的持续时间、外部环境、项目交付方法、所选合同类型，以及最终商定的价格，任何被选中的卖方都会带来特殊的风险。
- 相关方登记册。见 13.1.3.1 节。此文件包含与已识别相关方有关的所有详细信息。
可在本过程更新的项目文件包括（但不限于）：
- 经验教训登记册。见 4.4.3.1 节。更新经验教训登记册，记录在实施采购期间所遇到的挑战、本可采取的规避方法，以及有效的方法。
- 需求文件。见 5.2.3.1 节。需求文件可能包括：
- 卖方需要满足的技术要求；
- 具有合同和法律意义的需求，如健康、安全、安保、绩效、环境、保险、知识产权、同等就业机会、执照、许可证，以及其他非技术要求。
- 需求跟踪矩阵。见 5.2.3.2 节。随着将卖方纳入项目计划，可能需要根据特定卖方的能力，变更需求登记册及跟踪矩阵。
- 资源日历。见 9.2.1.2 节。可能需要根据卖方的可用性更新与进度计划有关的资源日历。
- 风险登记册。见 11.2.3.1 节。取决于卖方的组织、合同的持续时间、外部环境、项目交付方法、所选合同类型，以及最终商定的价格，每个被选中的卖方都会带来特殊的风险。在合同签署过程中，应该对风险登记册进行变更，以反映每个卖方带来的具体风险。
- 相关方登记册。见 13.1.3.1 节。此文件包含与已识别相关方有关的所有详细信息。 与具体卖方签订协议后，需要更新相关方登记册。
可作为本过程输入的项目文件包括（但不限于）：
- 假设日志。见 4.1.3.2 节。假设日志记录了采购过程中做出的假设。
- 经验教训登记册。见 4.4.3.1 节。在项目早期获取的经验教训可供项目未来使用，以改进承包商绩效和采购过程。
- 里程碑清单。见 6.2.3.3 节。重要里程碑清单说明卖方需要在何时交付成果。
- 质量报告。见 8.2.3.1 节。质量报告用于识别不合规的卖方过程、程序或产品。
- 需求文件。见 5.2.3.1 节。需求文件可能包括：
- 卖方需要满足的技术要求；
- 具有合同和法律意义的需求，如健康、安全、安保、绩效、环境、保险、知识产权、同等就业机会、执照、许可证，以及其他非技术要求。
- 需求跟踪矩阵。见 5.2.3.2 节。需求跟踪矩阵将产品需求从其来源连接到能满足需求的可交付成果。
- 风险登记册。见 11.2.3.1 节。取决于卖方的组织、合同的持续时间、外部环境、项目交付方法、所选合同类型，以及最终商定的价格，每个被选中的卖方都会带来特殊的风险。
- 相关方登记册。见 13.1.3.1 节。相关方登记册包括关于已识别相关方的信息，例如，合同团队成员、选定的卖方、签署合同的专员，以及参与采购的其他相关方。
并非任何项目文件都将成为首次识别相关方的输入。然而，需要在整个项目期间识别相关方。项目经历启动阶段以后，将会生成更多项目文件，用于后续的项目阶段。可作为本过程输入的项目文件包括（但不限于）：
- 变更日志。见 4.6.3.3 节。变更日志可能引入新的相关方，或改变相关方与项目的现有关系的性质。
- 问题日志。见 4.3.3.3 节。问题日志所记录的问题可能为项目带来新的相关方，或改变现有相关方的参与类型。
- 需求文件。见 5.2.3.1 节。需求文件可以提供关于潜在相关方的信息。
可用作本过程输入的项目文件包括（但不限于）：
- 假设日志；
- 估算依据；
- 变更日志；
- 问题日志；
- 经验教训登记册；
- 里程碑清单；
- 项目沟通记录；
- 质量控制测量结果；
- 质量报告；
- 需求文件；
- 风险登记册；
- 风险报告。