项目经理通常将项目管理方法论应用于工作。方法论是由专门的从业人员所采用的实践、技术、程序和规则所组成的体系。根据这一定义,本指南本身并不是方法论。
建议在裁剪时参考本指南和《项目管理标准》[1],因为这些标准文件可识别项目管理知识体系中被普遍认可为“良好实践”的那一部分。“良好实践”并不意味着这些知识总是一成不变地应用于所有项目。本指南不讨论具体的方法论。
项目管理方法论可能:
应选择恰当的项目管理过程、输入、工具、技术、输出和生命周期阶段以管理项目。这一选择活动即为针对项目裁剪的项目管理。项目经理与项目团队、发起人或组织管理层合作进行裁剪。在某些情况下,组织可能要求采用特定的项目管理方法论。
由于每个项目都是独特的,所以有必要进行裁剪;并非每个项目都需要《PMBOK® 指南》所确定的每个过程、工具、技术、输入或输出。裁剪应处理关于范围、进度、成本、资源、质量和风险的相互竞争的制约因素。各个制约因素对不同项目的重要性不一样,项目经理应根据项目环境、组织文化、相关方需求和其他变量裁剪管理这些制约因素的方法。
在裁剪项目管理时,项目经理还应考虑运行项目所需的各个治理层级,并考虑组织文化。此外,还需要考虑来自于组织内部还是外部的项目客户也可能会影响项目管理的裁剪决定。
合理的项目管理方法论需要考虑项目的独特性,允许项目经理做出一定程度的裁剪。不过,对某一特定项目而言,方法论中的裁剪法本身可能也需要进行裁剪。
项目经理与项目团队和其他相关方携手合作,共同确定并采用适用于各个项目且被普遍认可的良好实践。确定过程、输入、工具、技术、输出和生命周期阶段的恰当组合以管理项目的过程,即指本指南所述知识的“裁剪”应用。
《PMBOK®指南》更详细地说明了核心概念、新兴趋势、裁剪项目管理过程时应考虑的因素,以及如何将工具和技术应用于项目中。项目经理可以采用一种或多种方法论执行本标准所描述的项目管理过程。
合理的项目管理方法论需要考虑项目的独特性,允许项目经理做出一定程度的裁剪。不过,对某一特定项目而言,方法论中的裁剪法本身可能也需要进行裁剪。
项目经理应适当地为项目裁剪上述项目管理文件。某些组织会维护项目集层面的商业论证和效益管理计划。项目经理应与相应的项目集经理合作,确保项目管理文件与项目集文件保持一致。图 1-8说明了这些关键项目管理商业文件与需求评估之间的相互关系。图 1-8 展示了项目生命周期内各种文件大概的生命周期。
第一类资产的更新通常不是项目工作的一部分,而是由项目管理办公室 (PMO) 或项目以外的其他职能部门完成。更新工作仅须遵循与过程、政策和程序更新相关的组织政策。有些组织鼓励团队裁剪项目的模板、生命周期和核对单。在这种情况下,项目管理团队应根据项目需求裁剪这些资产。
组织用于执行项目工作的流程与程序,包括(但不限于):
项目治理是指用于指导项目管理活动的框架、功能和过程,从而创造独特的产品、服务或结果以满足组织、战略和运营目标。不存在一种治理框架适用于所有组织。组织应根据组织文化、项目类型和组织需求裁剪治理框架,才能发挥其作用。
项目经理在领导项目团队达成项目目标方面发挥至关重要的作用。在整个项目期间,这个角色的作用非常明显。很多项目经理从项目启动时参与项目,直到项目结束。不过,在某些组织内,项目经理可能会在项目启动之前就参与评估和分析活动。这些活动可能包括咨询管理层和业务部门领导者的想法,以推进战略目标的实现、提高组织绩效,或满足客户需求。某些组织可能还要求项目经理管理或协助项目的商业分析、商业论证的制定以及项目组合管理事宜。项目经理还可能参与后续跟进活动,以实现项目的商业效益。不同组织对项目经理的角色有不同的定义,但本质上它们的裁剪方式都一样——项目管理角色需要符合组织需求,如同项目管理过程需要符合项目需求一般。
项目经理领导项目团队实现项目目标和相关方的期望。项目经理利用可用资源,以平衡相互竞争的制约因素。
项目经理还充当项目发起人、团队成员与其他相关方之间的沟通者,包括提供指导和展示项目成功的愿景。项目经理使用软技能(例如人际关系技能和人员管理技能)来平衡项目相关方之间相互冲突和竞争的目标,以达成共识。这种情况下的共识指即便不 100% 赞同,相关方还会支持项目决定和行动。
研究表明,成功的项目经理可以持续和有效地使用某些基本技能。研究指出,在由上级和团队成员指定的项目经理中,排名前 2% 的项目经理之所以脱颖而出,是因为他们展现出了超凡的人际关系和沟通技能以及积极的态度 [12]。
与团队和发起人等相关方沟通的能力适用于项目的各个方面,包括(但不限于)以下各个方面:
技术项目管理技能指有效运用项目管理知识实现项目集或项目的预期成果的能力。有很多技术项目管理技能。本指南的知识领域部分描述了很多必要的项目管理技能。项目经理经常会依赖专家判断来有效开展工作。要获得成功,重要的是项目经理必须了解个人专长以及如何找到具备所需专业知识的人员。
研究表明,顶尖的项目经理会持续展现出几种关键技能,包括(但不限于):
最主要的是:
裁剪时需要考虑的因素因为每个项目都是独特的,所以项目经理可能需要裁剪项目整合管理过程。裁剪时应考虑的因素包括(但不限于):
能够影响制定项目管理计划过程的组织过程资产包括(但不限于):
见 4.1.2.1 节。应该就以下主题,考虑具备相关专业知识或接受过相关培训的个人或小组的意见:
裁剪时需要考虑的因素因为每个项目都是独特的,所以项目经理需要裁剪项目范围管理过程。裁剪时应考虑的因素包括(但不限于):
关于 WBS 的详细信息,可参考《工作分解结构实践标准》(第 2 版)[15]。该标准列举了一些具体行业的 WBS 模板,可以在裁剪后应用于特定领域的具体项目。
裁剪考虑因素由于每个项目都是独特的,因此项目经理可能需要裁剪项目进度管理过程。裁剪时应考虑的因素包括(但不限于):
能够影响规划进度管理过程的事业环境因素包括(但不限于):
裁剪考虑因素由于每个项目都是独特的,项目经理因此可能需要裁剪项目成本管理过程。裁剪时应考虑的因素包括(但不限于):
裁剪考虑因素每个项目都是独特的,因此项目经理需要裁剪项目质量管理过程。裁剪时应考虑的因素包括(但不限于):
裁剪考虑因素由于每个项目都是独特的,项目经理需要裁剪项目资源管理过程。裁剪时应考虑的因素包括(但不限于):
裁剪时需要考虑的因素因为每个项目都是独特的,所以项目团队需要裁剪项目沟通管理过程。裁剪时应考虑的因素包括(但不限于):
适用于本过程的人际关系与团队技能包括(但不限于):
适用于本过程的沟通技能包括(但不限于):
为获得演示成功,应该从内容和形式上考虑以下因素:
根据上述需考虑的因素来裁剪项目风险管理过程,这是规划风险管理过程的一部分工作。裁剪结果将被记录在风险管理计划中。
见 4.1.2.1 节。应考虑具备以下专业知识或接受过相关培训的个人或小组的意见:
见 4.2.3.1 节。项目管理计划组件包括风险管理计划(见 11.1.3.1 节)。本过程中需要特别注意的是风险管理的角色和职责、预算和进度活动安排,以及风险类别(通常在风险分解结构中定义)、概率和影响定义、概率和影响矩阵和相关方的风险临界值。通常已经在规划风险管理过程中把这些内容裁剪成适合具体项目的需要。如果还没有这些内容,则可以在实施定性风险分析过程中编制,并经项目发起人批准之后用于本过程。
裁剪时需要考虑的因素因为每个项目都是独特的,所以项目经理需要裁剪项目采购管理过程。裁剪时应考虑的因素包括(但不限于):
裁剪时需要考虑的因素因为每个项目都是独特的,所以项目经理需要裁剪项目相关方管理过程。裁剪时应考虑的因素包括(但不限于):
子管理计划是与项目特定方面或知识领域相关的计划,如进度管理计划、风险管理计划和变更管理计划。进行裁剪时,需要确定特定项目所需的项目管理计划组件。项目管理计划是一种输入,而项目管理计划更新是本标准中许多过程的输出。在本标准中,不会在输入和输出表中直接列出单个项目管理计划组件,而是在该表下方的正文中列出每个过程可能用到的项目管理计划组件(输入)或可能得到的项目管理计划组件更新(输出)。所列出的组件仅为示例而已。在开展每个特定过程时,项目经理既非必须、也非限于用到上述输入或得到上述输出。
本附录的目的是总结第 4 到 13 章中每个知识领域的裁剪概念小结。由于每个项目都有独特性,因此此类信息可用于协助从业者确定如何对项目过程、输入、工具和技术,以及输出进行裁剪,还有助于确定知识领域中不同过程应采取的严格程度。
裁剪项目整合管理时要考虑的因素包括(但不限于):
裁剪项目范围管理时要考虑的因素包括(但不限于):
裁剪项目进度管理时要考虑的因素包括(但不限于):
裁剪项目成本管理时要考虑的因素包括(但不限于):
裁剪项目质量管理时要考虑的因素包括(但不限于):
裁剪项目资源管理时要考虑的因素包括(但不限于):
裁剪项目沟通管理时要考虑的因素包括(但不限于):
裁剪项目风险管理时要考虑的因素包括(但不限于):
裁剪项目采购管理时要考虑的因素包括(但不限于):
裁剪项目相关方管理时要考虑的因素包括(但不限于):
这种方法反映了第六版中强调根据环境、情况、组织和项目的不同需要,对《PMBOK® 指南》所述信息进行裁剪的重要性。
每一个知识领域部分在介绍第一个过程前都有标准化的材料,此类材料包括以下小章节:
相反,它旨在描述在大多数时间适用于大多数项目的良好实践。在此小章节中,我们找出部分正在发生的趋势或新兴趋势,但并非大多数项目都会将其付诸使用。