全部展开 全部合拢
章节

1.2.5 裁剪

项目经理通常将项目管理方法论应用于工作。方法论是由专门的从业人员所采用的实践、技术、程序和规则所组成的体系。根据这一定义,本指南本身并不是方法论。

建议在裁剪时参考本指南和《项目管理标准》[1],因为这些标准文件可识别项目管理知识体系中被普遍认可为“良好实践”的那一部分。“良好实践”并不意味着这些知识总是一成不变地应用于所有项目。本指南不讨论具体的方法论。

项目管理方法论可能:

  • 组织内的专家开发;
  • 从供应商采购而来;
  • 从专业协会获取;
  • 从政府机构获取。

应选择恰当的项目管理过程、输入、工具、技术、输出和生命周期阶段以管理项目。这一选择活动即为针对项目裁剪项目管理。项目经理与项目团队、发起人或组织管理层合作进行裁剪。在某些情况下,组织可能要求采用特定的项目管理方法论。

由于每个项目都是独特的,所以有必要进行裁剪;并非每个项目都需要《PMBOK® 指南》所确定的每个过程、工具、技术、输入或输出。裁剪应处理关于范围、进度、成本、资源、质量和风险的相互竞争的制约因素。各个制约因素对不同项目的重要性不一样,项目经理应根据项目环境、组织文化、相关方需求和其他变量裁剪管理这些制约因素的方法。

裁剪项目管理时,项目经理还应考虑运行项目所需的各个治理层级,并考虑组织文化。此外,还需要考虑来自于组织内部还是外部的项目客户也可能会影响项目管理的裁剪决定。

合理的项目管理方法论需要考虑项目的独特性,允许项目经理做出一定程度的裁剪。不过,对某一特定项目而言,方法论中的裁剪法本身可能也需要进行裁剪

项目经理与项目团队和其他相关方携手合作,共同确定并采用适用于各个项目且被普遍认可的良好实践。确定过程、输入、工具、技术、输出和生命周期阶段的恰当组合以管理项目的过程,即指本指南所述知识的“裁剪”应用。

《PMBOK®指南》更详细地说明了核心概念、新兴趋势、裁剪项目管理过程时应考虑的因素,以及如何将工具和技术应用于项目中。项目经理可以采用一种或多种方法论执行本标准所描述的项目管理过程

合理的项目管理方法论需要考虑项目的独特性,允许项目经理做出一定程度的裁剪。不过,对某一特定项目而言,方法论中的裁剪法本身可能也需要进行裁剪

项目经理应适当地为项目裁剪上述项目管理文件。某些组织会维护项目集层面的商业论证和效益管理计划。项目经理应与相应的项目集经理合作,确保项目管理文件与项目集文件保持一致。图 1-8说明了这些关键项目管理商业文件与需求评估之间的相互关系。图 1-8 展示了项目生命周期内各种文件大概的生命周期。

第一类资产的更新通常不是项目工作的一部分,而是由项目管理办公室 (PMO) 或项目以外的其他职能部门完成。更新工作仅须遵循与过程、政策和程序更新相关的组织政策。有些组织鼓励团队裁剪项目的模板、生命周期和核对单。在这种情况下,项目管理团队应根据项目需求裁剪这些资产。

组织用于执行项目工作的流程与程序,包括(但不限于):

  • 启动和规划nn指南和标准,用于裁剪组织标准流程和程序以满足项目的特定要求;
  • 特定的组织标准,例如政策(如人力资源政策、健康与安全政策、安保与保密政策、质量政策、采购政策和环境政策);
  • 产品和项目生命周期,以及方法和程序(如项目管理方法、评估指标、过程审计、改进目标、核对单、组织内使用的标准化的过程定义);
  • 模板(如项目管理计划项目文件项目登记册、报告格式、合同模板、风险分类、风险描述模板、概率与影响的定义、概率和影响矩阵,以及相关方登记册模板);
  • 预先批准的供应商清单和各种合同协议类型(如总价合同、成本补偿合同和工料合同)。
  • 执行、监控:
  • 变更控制程序,包括修改组织标准、政策、计划和程序(或任何项目文件)所须遵循的步骤,以及如何批准和确认变更;
  • 跟踪矩阵;
  • 财务控制程序(如定期报告、必需的费用与支付审查、会计编码及标准合同条款等);
  • 问题与缺陷管理程序(如定义问题和缺陷控制、识别与解决问题和缺陷,以及跟踪行动方案)。
  • 资源的可用性控制和分配管理;
  • 组织对沟通的要求(如可用的沟通技术、许可的沟通媒介、记录保存政策、视频会议、协同工具和安全要求);
  • 确定工作优先顺序、批准工作与签发工作授权的程序;
  • 模板(如风险登记册问题日志和变更日志);
  • 标准化的指南、工作指示、建议书评价准则和绩效测量准则;
  • 产品、服务或成果的核实和确认程序。
  • 收尾项目收尾指南或要求(如项目终期审计项目评价、可交付成果验收、合同收尾、资源分配,以及向生产和(或)运营部门转移知识)

项目治理是指用于指导项目管理活动的框架、功能和过程,从而创造独特的产品、服务或结果以满足组织、战略和运营目标。不存在一种治理框架适用于所有组织组织应根据组织文化、项目类型和组织需求裁剪治理框架,才能发挥其作用。

项目经理在领导项目团队达成项目目标方面发挥至关重要的作用。在整个项目期间,这个角色的作用非常明显。很多项目经理从项目启动时参与项目,直到项目结束。不过,在某些组织内,项目经理可能会在项目启动之前就参与评估和分析活动。这些活动可能包括咨询管理层和业务部门领导者的想法,以推进战略目标的实现、提高组织绩效,或满足客户需求。某些组织可能还要求项目经理管理或协助项目的商业分析、商业论证的制定以及项目组合管理事宜。项目经理还可能参与后续跟进活动,以实现项目的商业效益。不同组织项目经理的角色有不同的定义,但本质上它们的裁剪方式都一样——项目管理角色需要符合组织需求,如同项目管理过程需要符合项目需求一般。

项目经理领导项目团队实现项目目标和相关方的期望。项目经理利用可用资源,以平衡相互竞争的制约因素。

项目经理还充当项目发起人、团队成员与其他相关方之间的沟通者,包括提供指导和展示项目成功的愿景。项目经理使用软技能(例如人际关系技能和人员管理技能)来平衡项目相关方之间相互冲突和竞争的目标,以达成共识。这种情况下的共识指即便不 100% 赞同,相关方还会支持项目决定和行动。

研究表明,成功的项目经理可以持续和有效地使用某些基本技能。研究指出,在由上级和团队成员指定的项目经理中,排名前 2% 的项目经理之所以脱颖而出,是因为他们展现出了超凡的人际关系和沟通技能以及积极的态度 [12]。

与团队和发起人等相关方沟通的能力适用于项目的各个方面,包括(但不限于)以下各个方面:

  • 通过多种方法(例如口头、书面和非言语)培养完善的技能;
  • 创建、维护和遵循沟通计划和进度计划;
  • 不断地以可预见的方式进行沟通;
  • 寻求了解项目相关方的沟通需求(沟通可能是某些相关方在最终产品或服务实现之前获取信息的唯一渠道);
  • 以简练、清晰、完整、简单、相关和经过裁剪的方式进行沟通;
  • 包含重要的正面和负面消息;
  • 合并反馈渠道;
  • 人际关系技能,即通过项目经理的影响力范围拓展广泛的人际网络。这些人际网络包括正式的人际网络,例如组织架构图;但项目经理发展、维护和培养的非正式人际网络更加重要。非正式人际网络包括与主题专家和具有影响力的领导者建立的个人人际关系。通过这些正式和非正式的人际网络,项目经理可以让很多人参与解决问题并探询项目中遇到的官僚主义障碍。

技术项目管理技能指有效运用项目管理知识实现项目集或项目的预期成果的能力。有很多技术项目管理技能。本指南的知识领域部分描述了很多必要的项目管理技能。项目经理经常会依赖专家判断来有效开展工作。要获得成功,重要的是项目经理必须了解个人专长以及如何找到具备所需专业知识的人员。

研究表明,顶尖的项目经理会持续展现出几种关键技能,包括(但不限于):

  • 重点关注所管理的各个项目的关键技术项目管理要素。简单来说就是随时准备好合适的资料。

最主要的是:

  • 项目成功的关键因素;
  • 进度;
  • 指定的财务报告;
  • 问题日志
  • 针对每个项目裁剪传统和敏捷工具、技术和方法。
  • 花时间制定完整的计划并谨慎排定优先顺序。
  • 管理项目要素,包括(但不限于)进度、成本、资源和风险。

裁剪时需要考虑的因素因为每个项目都是独特的,所以项目经理可能需要裁剪项目整合管理过程。裁剪时应考虑的因素包括(但不限于):

能够影响制定项目管理计划过程的组织过程资产包括(但不限于):

  • 组织的标准政策、流程和程序;
  • 项目管理计划模板,包括:
  • 根据项目的特定要求而裁剪组织的标准流程的指南和标准;
  • 项目收尾指南或要求,如产品确认及验收标准。
  • 变更控制程序,包括修改正式的组织标准、政策、计划、程序或项目文件,以及批准和确认变更所须遵循的步骤;
  • 监督和报告方法、风险控制程序,以及沟通要求;
  • 以往类似项目的相关信息(如范围、成本、进度与绩效测量基准、项目日历项目进度网络图风险登记册);
  • 历史信息和经验教训知识库。

4.1.2.1 节。应该就以下主题,考虑具备相关专业知识或接受过相关培训的个人或小组的意见:

  • 根据项目需要裁剪项目管理过程,包括这些过程间的依赖关系和相互影响,以及这些过程的主要输入和输出;
  • 根据需要制定项目管理计划的附加组成部分;
  • 确定这些过程所需的工具与技术
  • 编制应包括在项目管理计划中的技术与管理细节;
  • 确定项目所需的资源与技能水平;
  • 定义项目的配置管理级别;
  • 确定哪些项目文件受制于正式的变更控制过程;
  • 确定项目工作的优先级,确保把项目资源在合适的时间分配到合适的工作。

裁剪时需要考虑的因素因为每个项目都是独特的,所以项目经理需要裁剪项目范围管理过程。裁剪时应考虑的因素包括(但不限于):

关于 WBS 的详细信息,可参考《工作分解结构实践标准》(第 2 版)[15]。该标准列举了一些具体行业的 WBS 模板,可以在裁剪后应用于特定领域的具体项目

裁剪考虑因素由于每个项目都是独特的,因此项目经理可能需要裁剪项目进度管理过程。裁剪时应考虑的因素包括(但不限于):

能够影响规划进度管理过程的事业环境因素包括(但不限于):

  • 组织文化和结构;
  • 团队资源可用性、技能以及物质资源可用性;
  • 进度计划软件;
  • 指南和标准,用于裁剪组织标准过程和程序以满足项目的特定要求;
  • 商业数据库,如标准化的估算数据。

裁剪考虑因素由于每个项目都是独特的,项目经理因此可能需要裁剪项目成本管理过程。裁剪时应考虑的因素包括(但不限于):

裁剪考虑因素每个项目都是独特的,因此项目经理需要裁剪项目质量管理过程。裁剪时应考虑的因素包括(但不限于):

裁剪考虑因素由于每个项目都是独特的,项目经理需要裁剪项目资源管理过程。裁剪时应考虑的因素包括(但不限于):

裁剪时需要考虑的因素因为每个项目都是独特的,所以项目团队需要裁剪项目沟通管理过程。裁剪时应考虑的因素包括(但不限于):

适用于本过程的人际关系与团队技能包括(但不限于):

  • 沟通风格评估。规划沟通活动时,用于评估沟通风格并识别偏好的沟通方法、形式和内容的一种技术。常用于不支持项目的相关方。可以先开展相关方参与度评估(见 13.2.2.5 节),再开展沟通风格评估。在相关方参与度评估中,找出相关方参与度的差距。为弥补这种差距,就需要特别裁剪沟通活动和工件。
  • 政治意识。政治意识有助于项目经理根据项目环境和组织的政治环境来规划沟通。政治意识是指对正式和非正式权力关系的认知,以及在这些关系中工作的意愿。理解组织战略、了解谁能行使权力和施加影响,以及培养与这些相关方沟通的能力,都属于政治意识的范畴。
  • 文化意识。文化意识指理解个人、群体和组织之间的差异,并据此调整项目的沟通策略。具有文化意识并采取后续行动,能够最小化因项目相关方社区内的文化差异而导致的理解错误和沟通错误。文化意识和文化敏感性有助于项目经理依据相关方和团队成员的文化差异和文化需求对沟通进行规划。

适用于本过程的沟通技能包括(但不限于):

  • 沟通胜任力。经过裁剪沟通技能的组合,有助于明确关键信息的目的、建立有效关系、实现信息共享和采取领导行为。
  • 反馈。反馈是关于沟通、可交付成果或情况的反应信息。反馈支持项目经理和团队及所有其他项目相关方之间的互动沟通。例如,指导、辅导和磋商。
  • 非口头技能。例如,通过示意、语调和面部表情等适当的肢体语言来表达意思。镜像模仿和眼神交流也是重要的技能。团队成员应该知道如何通过说什么和不说什么来表达自己的想法。
  • 演示。演示是信息和/或文档的正式交付。向项目相关方明确有效地演示项目信息可包括(但不限于):
  • 向相关方报告项目进度和信息更新;
  • 提供背景信息以支持决策制定;
  • 提供关于项目及其目标的通用信息,以提升项目工作和项目团队的形象;
  • 提供具体信息,以提升对项目工作和目标的理解和支持力度。

为获得演示成功,应该从内容和形式上考虑以下因素:

  • 受众及其期望和需求;
  • 项目项目团队的需求及目标。

根据上述需考虑的因素来裁剪项目风险管理过程,这是规划风险管理过程的一部分工作。裁剪结果将被记录在风险管理计划中。

4.1.2.1 节。应考虑具备以下专业知识或接受过相关培训的个人或小组的意见:

  • 熟悉组织所采取的管理风险的方法,包括该方法所在的企业风险管理体系;
  • 裁剪风险管理以适应项目的具体需求;
  • 在相同领域的项目上可能遇到的风险类型。

4.2.3.1 节项目管理计划组件包括风险管理计划(见 11.1.3.1 节)。本过程中需要特别注意的是风险管理的角色和职责、预算和进度活动安排,以及风险类别(通常在风险分解结构中定义)、概率和影响定义、概率和影响矩阵和相关方的风险临界值。通常已经在规划风险管理过程中把这些内容裁剪成适合具体项目的需要。如果还没有这些内容,则可以在实施定性风险分析过程中编制,并经项目发起人批准之后用于本过程。

裁剪时需要考虑的因素因为每个项目都是独特的,所以项目经理需要裁剪项目采购管理过程。裁剪时应考虑的因素包括(但不限于):

裁剪时需要考虑的因素因为每个项目都是独特的,所以项目经理需要裁剪项目相关方管理过程。裁剪时应考虑的因素包括(但不限于):

子管理计划是与项目特定方面或知识领域相关的计划,如进度管理计划风险管理计划和变更管理计划。进行裁剪时,需要确定特定项目所需的项目管理计划组件项目管理计划是一种输入,而项目管理计划更新是本标准中许多过程的输出。在本标准中,不会在输入和输出表中直接列出单个项目管理计划组件,而是在该表下方的正文中列出每个过程可能用到的项目管理计划组件(输入)或可能得到的项目管理计划组件更新(输出)。所列出的组件仅为示例而已。在开展每个特定过程时,项目经理既非必须、也非限于用到上述输入或得到上述输出。

本附录的目的是总结第 4 到 13 章中每个知识领域的裁剪概念小结。由于每个项目都有独特性,因此此类信息可用于协助从业者确定如何对项目过程、输入、工具和技术,以及输出进行裁剪,还有助于确定知识领域中不同过程应采取的严格程度。

裁剪项目整合管理时要考虑的因素包括(但不限于):

裁剪项目范围管理时要考虑的因素包括(但不限于):

裁剪项目进度管理时要考虑的因素包括(但不限于):

裁剪项目成本管理时要考虑的因素包括(但不限于):

裁剪项目质量管理时要考虑的因素包括(但不限于):

裁剪项目资源管理时要考虑的因素包括(但不限于):

裁剪项目沟通管理时要考虑的因素包括(但不限于):

裁剪项目风险管理时要考虑的因素包括(但不限于):

裁剪项目采购管理时要考虑的因素包括(但不限于):

裁剪项目相关方管理时要考虑的因素包括(但不限于):

这种方法反映了第六版中强调根据环境、情况、组织项目的不同需要,对《PMBOK® 指南》所述信息进行裁剪的重要性。

每一个知识领域部分在介绍第一个过程前都有标准化的材料,此类材料包括以下小章节:

  • 核心概念。收集与具体知识领域相关的核心概念。前几版也收录了此类信息;而在这一版中,我们对它们进行合并和说明,以保证各知识领域之间的一致性。附录 X4 对此类核心概念加以汇编。
  • 趋势和新兴实践。虽然项目管理行业在持续发展,但引领行业并非《PMBOK® 指南》的目的;

相反,它旨在描述在大多数时间适用于大多数项目的良好实践。在此小章节中,我们找出部分正在发生的趋势或新兴趋势,但并非大多数项目都会将其付诸使用。

  • 裁剪考虑因素。第六版强调裁剪项目各方面的重要性,以便于满足组织、环境、相关方和其他变量的需求。在此小章节中,我们确定项目经理在裁剪项目时可以考虑的各个领域。附录 X5 对此类裁剪考虑因素加以汇编。
  • 在敏捷或适应型环境中需要考虑的因素。在此小章节中,我们确定特定知识领域的适应型可能与预测型有区别的某些方面。